Uma ou duas vezes ao ano é preciso por em dia a papelada diária e já dei a dica aqui – centralizando as informações da casa – e assim já estou no processo de organização de fim de ano.
Uso uma pasta simples, um classificador, plásticos com furos, folhas de papel para as divisões e o índice. Digitalizei algumas informações para diminuir a papelada e criei uma pasta virtual mas a pasta física é uma opção ainda necessária.

Passo 1:

Conferir o conteúdo já arquivado e atualizar as informações, acrescentando novos documentos e descartando os antigos.

Passo 2:

Separar por categoria de informação e criar o indice.

Passo 3:

Colocar na pasta em ordem de importância: no início as informações que se acessam mais frequentemente e ao final as de consulta eventual, os manuais e garantias, lista de inventário, etc

Conteúdo:

1. Capa com a informação de conteúdo e Índice. Na minha pasta tem:

• prestadores de serviços
• serviços de reforma e mantenção mais recentes (com dados como cor de tinta das paredes, código do piso instalado, layout da fiação elétrica, pontos de hidráulica).
• fornecedores de serviço: contrato com a companhia de gás, de Tv e Internet, etc.
• apólice de seguro: da casa, do carro.
• listas de limpeza planejada e de manutenção periódica: quando trocar o filtro do purificador de água, encerar os móveis de madeira, virar os colchões, dedetizar, etc.
• miscelânea: informações que serão eventualmente necessárias como telefones de serviços de entrega especiais, farmácias, pet shop, o endereço da única loja onde encontrar um item de reposição ou um utensílio para a casa.
• E ainda uma relação de itens ou um inventário de coisas da casa (eletrodomésticos, copos e serviços de mesa para uso em ocasiões especiais, livros de coleção) além de listar as pastas de arquivoonde estão documentos pessoais e importantes.

Qualquer informação que se achar importante ou que será necessário ter a mão para resolver uma situação da casa pode constar da pasta.