O ambiente de trabalho requer atenção constante quanto à organização física (espaço) e do conhecimento.

Mesmo que a empresa ofereça osrecursos, se o colaborador não cuidar das próprias coisas estará dificultando a execução das tarefas e comprometendo a qualidade e diminuindo a produtividade.

Comecepelosrecursos básicos à sua disposição: mesa, cadeira, gaveteiro, telefone/fax, computador, estante ou armário:

• Mantenha a mesa organizada: Elimine papéis e objetos que nãouse frequentemente. Utilize uma caixa de entrada para os documentos que deverão ser trabalhados no dia.Mantenha grampeador, tesoura, cola, clips e cartões de visita num organizador próprioem gavetas. Evite porta-retratos e objetos decorativos que acabam entulhando o espaço e impedindo que sejam localizados os itens importantes. Ao final do expediente deixe sua mesa arrumada para o dia seguinte.
• Utilize um sistema eficiente de arquivamento: Caixas e pastas identificadas por etiquetas são práticas e fáceis de manter em ordem. Jogue fora documentos que não serão utilizados futuramente, revistas, informativos antigos.
• Para eliminar e reduzir o espaço ocupado pelos papéis utilize a organização digital. Muitos documentos podem ser armazenados no formato digital. Basta submetê-los a um scanner transformando-os em arquivo digital. Há programas específicos para a organização desse tipo de arquivo.
• Utilize adequadamente sua agenda (em papel, eletrônica). Escreva, anote, acompanhe. Evite utilizar os “amarelinhos” adesivados como lembretes colados ao seu monitor.
• Catalogue por assunto e em ordem alfabética seu material de apoio, como livros, apostilas.
• Otimize os recursos de informática à sua disposição: conheça seu computador, utilize os recursos do Outlook, da agenda eletrônica, etc. Tenha especial atenção ao e-mail, determinando tempo para ler e responder mensagens, limpar a caixa de entrada.
• Controle os suprimentos de utilização pessoal e do seu setor. Respeite prazos para as solicitações de reposição.
• Faça o planejamento de todas as tarefas a serem executadas diariamente,por semana,por mês. Dessa forma potencializará sua produtividade e estará no controle do tempo.
• Colabore e peça colaboração de seus colegas, seja proativo, integre sua equipe.