5 S e Housekeeping

É uma filosofia de trabalho que busca promover a disciplina na empresa através de consciência e responsabilidade de seus colaboradores, visando tornar o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo.

Implantada em etapas tem aplicação em empresas e até em residências, como uma metodologia de organização, aquisição e cultivo de hábitos que objetivam o bem estar geral.

A metodologia 5 S foi criada no Japão após a 2a. Guerra Mundial, como uma das ferramentas para a implantação nas empresas e organizações do Sistema de Qualidade.

Baseada em 5 princípios, que no idioma japonês correspondem à palavras iniciadas com a letra S, foi adotada em diversos países que desenvolveram programas semelhantes: “Teoria da Escova” na Espanha e “Housekeeping” na Inglaterra.

Os 5 sensos:

Seiri: (整理): Senso de Utilização – Separar o que é útil do que não é. Criar uma ordem para utilização de materiais úteis e descartar o que é desnecessário.

Seiton: (整頓): Senso de Organização – Estabelecer um lugar para cada material, identificando e organizando cada um conforme a freqüência do uso. Deixar no ambiente próximo ao colaborador somente o material necessário.

Seisou: (清掃): Senso de Limpeza – Manter os ambientes de trabalho limpos e em ótimas condições operacionais. Limpeza faz parte do trabalho diário.

Seiketsu: (清潔): Senso de Saúde – Visa a conscientização dos colaboradores quanto a importância de adotarem hábitos saudáveis. Padroniza o comportamento, valores e práticas favoráveis à saúde física, mental e ambiental.

Shitsuke: (躾): Senso de Autodisciplina – É o comprometimento dos colaboradores com o programa. É o cumprimento natural dos procedimentos, quando o colaborador se adapta à nova maneira de trabalhar e consegue atingir satisfatoriamente os quatro princípios anteriores do 5S.

Papéis têm prazo de validade

Existem pessoas que não guardam nenhum papel enquanto outras – que já foram até entrevistadas no Fantástico – guardam tudo, tudo mesmo , por toda a vida.No caso de comprovantes de pagamento, as duas práticas podem trazer problemas.

De acordo como Código Civil Brasileiro (no que se refere à prescrição de prazo para as ações de cobrança de não pagamentos) a maioria dos documentos/contas pagas deve ser guardada por 05 (cinco) anos.

05 (cinco) anos
* Tributos e tarifas: água, luz, IPTU, IPVA
* Telefonia, internet, tv a cabo, celular
* Mensalidades escolares
Prestações de financiamento de imóveis
*Planos de saúde
* Faturas de cartão de crédito
Declaração de imposto de renda + comprovantes
Comprovantes de pagamento a profissionais liberais
Condomínio

Em 2009 foi promulgada a Lei 12.007 que alterou o prazo de guarda de comprovantes mensais:Fatura – Os comprovantes anuais de pagamento de água, energia elétrica e telefone, além de condomínio, plano de saúde, dentre outros, devem ser guardados por pelo menos cinco anos.

03 (três) anos
Contrato e comprovantes de pagamento de aluguéis
01 (um) ano
Contrato de seguros
30 (trinta) anos
Documentos trabalhistas (comprovantes que indicam vínculo empregatício, encargos da Previdência e FGTS) : devem ser mantidos até a aposentadoria.

Há ainda uma infinidade de comprovantes e documentos que devem ser submetidos ao bom senso:
. Notas fiscais de aquisição de produtos: mesmo após o término da garantia devem ser guardadas enquanto durarem os bens. Você poderá precisar delas ao acionar o seguro ( furto ou roubo) ou para tratar junto ao fabricante de eventual surgimento de defeitos (vício oculto – definição nos artigos do Código de Defesa do Consumidor).
. Financiamento de veículos: após a liberação da posse pela financiadora (liberação do DUT)é prudente manter os comprovantes de quitaçãopor cerca de 1 ano ou até a transferência (venda) para terceiro.
Não se esqueça que papel ocupa espaço e que a vida toda é muito tempo para manterarquivada uma conta da Light ou da Cia Telefônica da Borda do Campo.

Atualização:

Em 2009 foi promulgada a Lei 12.007 que modificou alguns prazos de guarda . Leia mais Prazos de guarda de documentos

Organizando seus documentos e otimizando o espaço

 

Planejar e montar um sistema de arquivos é a maneira mais eficiente de administrar a rotina.A organização de documentos, livros e revistas, cds, mídias, etc, deve ser encarada como o gerenciamento de tempo e espaço.

Não deixe seus papéis jogados em gavetas. Existem organizadores e caixas próprias para arquivar desde documentos pessoais como certidões, passaporte, carteira de trabalho, até contas a pagar, contas pagas, escrituras de imóveis, faculdade, documentos de veículo, assistência médica, seguro vida e residência eetc.

Para otimizar o espaço, você pode aplicar as metodologias que utilizamos no gerenciamento da vida profissional também na vida pessoal. Crie pastas para os assuntos específicos que devem ser etiquetadas com informações do conteúdo.

Definaum local aonde serão dispostas as caixas ou organizadores.No caso de pouco volume seu arquivo pode ser concentrado numa pasta sanfonada e guardado até mesmo no guarda-roupas.

Nada adianta organizar um arquivo que se mantém disperso pela casa.

Seguem algumas sugestões para a gestão da sua rotina pessoal.

 

  • Caixas organizadoras – Muito úteis para arquivo de documentos e até objetos que não têm uso frequente.
  • Pasta sanfonada compacta – Com divisórias internas, que podem ser de 1 a 31 (dias) ou de janeiro a dezembro (meses), são excelentes para organizar a rotina
  • Caixa arquivo – Para documentos que se precisa ter sempre à mão e projetos que necessitam de acompanhamento .

 

 

 

 

Num próximo artigo apresentarei sugestõespara a organização do ambiente profissional e como utilizar o método 5S ou Housekeeping.

Mania de organização?

Administrar as atividades pessoais e profissionais requer uma análise para que se identifiquem os motivos que nos fazemgastar mais tempocom algumas tarefas do quecom outras. Deixando de lado a utopia de que sempre temos tempo para tudo desde que sejamos extremamente organizados, é preciso inicialmente estabelecer metas, ou seja, organizar e definir prioridades.

Frequentemente o que nos atrapalha é a falta de planejamento. Por mais trivial que uma atividade possa parecer, é preciso levar em consideração que na maioria das vezes estamos desenvolvendo diversas tarefas ao mesmo tempo e é preciso dividir o tempo corretamente entre elas. Portanto, sem que se tenha idéia do quanto gastaremos das 24 horas do dia, corremos o risco de chegarmos no fim do dia extenuados e ainda com uma pilha de coisas a ler, escrever, despachar. Isso se aplica no trabalho e na administração da rotina doméstica.

Comece identificando que tipo de pessoa você é: perfeccionista, desorganizado ? Procure estabelecer metas para ajudar a tornar seu dia mais produtivo. Com um bom planejamento você verá que as coisas funcionam mesmo para quem não é maniaco por organização.

Imagem Internet

Os 7 hábitos das pessoas muito organizadas

1. Elas têm um lugar para cada coisa. Cada item tem um local adequado. Os livros estão na estante de livros. Os CDs estão em porta CDs. Os documentos estão em pastas de arquivo, etc.

2. Elas colocam as coisas de volta no lugar. Uma vez que um objeto qualquer não será mais utilizado, ele não fica aguardando em lugares temporários, ele retorna imediatamente ao seu lugar

3. Elas anotam as coisas. Pessoas organizadas costumam anotar seus compromissos, tarefas e lembretes, de forma constante e consistente. Seja em agendas de papel, agendas em computador ou PDAs. Elas não tentam lembrar das coisas de memória pois sabem que suas agendas farão esta função.

4. Elas não acumulam papéis. Papéis e documentos que devem ser guardados, são arquivados diariamente. Correspondências são abertas perto do lixo, e papéis desnecessários são descartados imediatamente. Contas são colocadas na pasta de contas a pagar, revistas são lidas e depois doadas ou descartadas.

5. Elas não deixam as coisas para depois. Quando alguma coisa deve ser feita, as pessoas organizadas costumam agendar, planejar ou simplesmente executar a tarefa o quanto antes. Desta forma evitam acumulo de serviço, prazos apertados e outros problemas causados pela decisão de deixar para depois o que deveria ser feito agora.

6. Elas têm prazos e objetivos. Pessoas organizadas sabem que para obterem resultados, precisam saber claramente aonde querem chegar e em que prazo. Elas fazem revisões periódicas em seu planejamento.

7. Elas mantêm apenas as coisas necessárias. Pessoas organizadas não acumulam coisas. Não ocupam espaço com objetos inúteis, roupas que não utilizam há anos, revistas antigas, etc. Apenas as coisas que lhe são úteis ou proporcionam algum prazer, são mantidas. Estas pessoas acreditam na simplicidade. Elas respiram mais facilmente se puderem circular em seus espaços sem ter que esbarrar em caixas ou mergulhar em armários abarrotados.

 

Atualização de Fonte:
http://fr.apolliner.com/2008/06/habitudes-personnes-organisees
by Maria Gracia – Get Organized Now!

 

 

A ferramenta fundamental para gerenciar e organizar

agenda_roosters1

 

Não há quem nasça organizado.Desenvolvemos hábitos a partir da forma como somos educados, o que não nos impede de escolher entre a ordem e o caos.Um bagunceiro pode vir de uma família de organizados e vice-versa.

No entanto, existe uma habilidade em todos nós que nos torna capazes de adquirir senso de organização, ainda que sejamos bagunceiros por natureza. O primeiro passo é a atitude, a determinação. Após decidir que se quer começar, o restante é uma questão de método.

Para quem querqualidade de vida , o fundamental é investir no processo de organização do tempo e das tarefas. Estou falando de uma…. agenda!

Se você gosta e tem acesso à tecnologia, opte pela ferramenta que puder utilizar com mais frequência (desde um Palm até os recursos do Outlook,incluíndoo celular).

Caso você prefira escrever no papelou não tem acesso o tempo inteiro ao computador, opte pela agenda convencional.

Escolha uma agenda de qualidade, que você possa carregarcom você sempre, que possua tamanho e espaço suficiente para as anotações e controles. Você pode completá-la com uma lista de tarefas, intercalando por exemplo nos modelos de agenda de argola, uma página de refil após cada página datada. Além dos compromissos de trabalho, reuniões, esta folha servirá para listar suas tarefas e atividades do dia, incluindo as domésticas, como lista de supermercado, etc.

A agenda não é somente uma ferramenta para quem trabalha ou estuda. De estudantes à donas de casae executivos, a agenda é fundamental para organizar a rotina. Ela serve para planejar e acompanhar a execução, permitindo fazer alterações e correções. Deve tornar-se uma companhia inseparável.

Tome a decisão de abolir as anotações em pequenos pedaços de papel, em recados adesivos, e adote a agenda. Uma agenda bem administrada é um tesouro!

O que faz um personal organizer

Personal organizer é o profissional dedicado a organizar a vida de quem não tem tempo ou habilidade. Presta serviços para empresários(as), executivos(as), organizando ambientes, gerenciando a rotina doméstica, assuntos particulares e colaborando com dicas e conhecimento que podem ser utilizados na rotina empresarial.

Desde organizar fisicamente a residência, selecionar e treinar empregados domésticos, manter listas de compras, providenciar transporte e acomodação para viagens, organizar reuniões e festas, criararquivos de documentos pessoais, administrar manutenção e documentação de veículos atéexecutaro planejamento de contas a pagar.

Para profissionais autônomos ou profissionais liberais que mantém seus escritórios, organiza o espaço físico, assessora na contratação de serviços e fornecedores e até responde e-mails.

É um profissional multifuncional que deve agregar às suas experiências profissionais estudo e atualização constantes para fornecer um serviço de qualidade.