Organização no trabalho – qualidade e produtividade

O ambiente de trabalho requer atenção constante quanto à organização física (espaço) e do conhecimento.

Mesmo que a empresa ofereça os recursos,   se o colaborador não cuidar das próprias coisas estará dificultando a execução das tarefas e comprometendo a qualidade e diminuindo a produtividade.

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Comece pelos recursos básicos à sua disposição: mesa, cadeira, gaveteiro, telefone/fax, computador, estante ou armário:

  • Mantenha a mesa organizada: Elimine papéis e  objetos que não use  frequentemente. Utilize uma caixa de entrada para os documentos que deverão ser trabalhados no dia. Mantenha grampeador, tesoura, cola, clips e cartões de visita num organizador próprio em  gavetas. Evite porta-retratos e objetos decorativos que acabam entulhando o espaço e impedindo que sejam localizados os itens importantes. Ao final do expediente deixe sua mesa arrumada para o dia seguinte.
  • Utilize um sistema eficiente de arquivamento: Caixas e pastas  identificadas por etiquetas são práticas e fáceis de manter em ordem. Jogue fora documentos que não serão utilizados futuramente, revistas, informativos antigos.
  • Para eliminar e reduzir o espaço ocupado pelos papéis utilize a organização digital. Muitos documentos podem ser armazenados no formato digital. Basta submetê-los a um scanner transformando-os em arquivo digital. Há programas específicos para a organização desse tipo de arquivo.
  • Utilize adequadamente sua agenda (em papel, eletrônica).  Escreva, anote, acompanhe. Evite utilizar os “amarelinhos” adesivados como lembretes colados ao seu monitor.
  • Catalogue por assunto e em ordem alfabética seu material de apoio, como livros, apostilas.
  • Otimize os recursos de informática à sua disposição: conheça seu computador, utilize os recursos do Outlook, da agenda eletrônica, etc. Tenha especial atenção ao e-mail, determinando tempo para ler  e responder mensagens, limpar a caixa de entrada.
  • Controle os suprimentos de utilização pessoal e do seu setor. Respeite prazos para as solicitações de reposição.
  • Faça o planejamento de todas as tarefas a serem executadas diariamente, por  semana, por mês. Dessa forma potencializará sua produtividade e estará no controle do tempo.
  • Colabore e peça colaboração de seus colegas, seja proativo, integre sua equipe.

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