Organização de documentos: as contas da casa

Há diversas formas de se organizar a papelada  doméstica. Seguem algumas sugestões para facilitar a tarefa.

Contas da casa

Muitas pessoas se organizam com duas pastas : contas a pagar – quando recebem o aviso, a fatura, o boleto e uma outra pasta com as contas pagas: esses mesmos avisos mais a autenticação.

Depois vão separando por prestador ou fornecedor, em diversas divisões – Comgas, Eletropaulo, Net. Vivo, IPTU, IPVA….

Para as contas pagas eu recomendo  uma pasta única com tudo que for pago durante o   ano, separados mês a mês. Como um balancete doméstico .Ao invés de  juntar as contas por fornecedor, você passa a ter uma pasta com basicamente 12 divisões e em cada uma delas tudo o que foi pago no mês.

Papéis ocupam espaço

Você ainda recebe em sua casa as contas impressas? Ainda acumula papéis?

Esse sistema pode ser bastante simplificado, pois a grande maioria dos prestadores de serviço disponibiliza o acesso às contas nos sites próprios ou oferecem a opção do envia para o e-mail do consumidor.

Bancos não recebem mais os pagamentos de luz, água, telefone, gás, etc nas agências. E se forem pagas em lotéricas, a autenticação é feita em slip que precisa ser anexado na fatura.

Com a evolução da forma como administramos o nosso dinheiro no banco, muitas dessas contas (assim genéricamente identificadas) são pagas via Internet Bank, e o comprovante fica disponível por 10 anos. Também há a opção de salvar em pdf para seu dispositivo/computador. Elimina-se a necessidade de manter papel .e as pastas físicas.

E ainda sempre se pode optar pelo débito automático em conta. Facilmente controlado pelo acompanhamento via extrato bancário, virtual ou físico.

Tempo de guarda

E ainda há alguma confusão sobre o tempo de guarda das contas pagas, das notas fiscais, de extratos.

  1. De acordo com a Lei 12.007/2009, fornecedores (públicos ou privados) de serviços prestados de forma contínua como  água, luz, telefone, TV por assinatura, escolas, cartão de crédito são obrigados a encaminhar aos clientes a declaração de quitação de débitos referente ao ano anterior. E assim, não é preciso guardar cada fatura por cinco anos e sim apenas a declaração de quitação.
  2. Tudo que fizer parte da Declaração do Imposto de Renda precisa ser mantido junto com a cópia e o número da entrega da mesma por cinco anos.
    Recibos de pagamentos ou informe de rendimento de plano ou seguro saúde; despesas médicas e odontológicas; despesas com educação; pagamento de Previdência Social e previdência privada (com CNPJ da empresa emissora); doações efetuadas;Guias e-social (ano todo) e cópia da carteira profissional de empregado doméstico;
  3. Extratos bancários, canhotos de talão de cheques: os bancos disponibilizam os registros de até 10 anos, dispensando a em guarda de papel. O relacionamento banco/cliente atualmente  é digital, reduzindo a necessidade de manter arquivos em papel.

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