Organização de arquivos : trabalho realizado para pequenas empresas.

Este post é um pouco diferente dos que publiquei até 2016 e traz mais detalhes da execução  do meu trabalho de organizadora profissional.
Se você quer orientação para organizar seus papéis e documentos pessoais, se é empreendedor/a e os arquivos de sua empresa  precisam de atenção  ou ainda se você também atua no mercado de organização profissional, aqui seguem algumas dicas.

Em 2016 fui contratada nos últimos dias de dezembro para organizar o arquivo de uma profissional liberal e suas três empresas.

Como o fim de ano e as festas e recessos se aproximavam concordei em realizar parte do trabalho em meu home office. Após a cliente me entregar caixas de papelão com muita papelada comecei pela  seleção  seguida da   categorização e pelo descarte do que não fosse documento ou papel  com tempo de guarda expirado.(1)

Para organizar arquivos é preciso estar atenta: muitas vezes tentar organizar por caixa  pode exigir retrabalho porque neste caso havia documentos sobre o mesmo assunto espalhados em  todas as  caixas.

Método adotado:

Caixa 1 : separar por data/assunto (nome do cliente, da empresa, tipo de documento). Colocar sobre a mesa e usar uma folha com a anotação do tema sobre cada documento ou  pilha de documentos.
Caixa 2: separar por data/assunto (nome do cliente, da empresa, tipo de documento) Checar se no que foi retirado da caixa 1 e disposto sobre a mesa em pilhas separadas se encaixavam alguns dos documentos da caixa 2. Repetir a ordem de colocação sobre a mesa com uma folha com a anotação sobre cada novo tipo de documento.

Isso foi repetido até serem  esvaziadas todas as caixas e resultarem  sobre a mesa muitas pilhas de documentos pré identificados.

Durante a retirada das caixas e a triagem  todos os plásticos onde alguns documentos estavam guardados foram descartados por estarem empoeirados ou terem tamanhos diferentesm, sem uniformização. A opção foi manter cada documento separado em sacos plásticos de maior gramatura e não utilizar pastas com elásticos, grampos ou clips.

 Manusear papéis arquivados ou guardados por muito tempo exige que se use proteção para não respirar ácaros e pó.

Plásticos separados para encaminhar à reciclagem.

 

 

Descartados todos os papéis, foram criados indices para o conteúdo de cada caixa e identificados os documentos com etiquetas aplicadas em sacos plásticos novos e encorpados.

As caixas foram identificadas por uma etiqueta grande na lateral de acordo com as categorias base e o ano.

 

Caixas prontas para serem retiradas e guardadas no escritório da cliente

 

Como os documentos devem ser mantidos pelos próximos 5 a 20 anos não foram digitalizados porém a relação de conteúdo, um breve resumo de cada processo, documento, foi lançado numa planilha que a cliente pode consultar sempre que precisar.

Entrega da última etapa, caixas restantes.

Informações adicionais:
Tempo de guarda de documentos 

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