Home e Office – reduzindo arquivos em papel

 

Em  artigo sobre qualidade e produtividade (20/10/08)  apontei a digitalização de documentos como uma das ferramentas para o melhor aproveitamento de espaço no escritório.

Sou adepta da redução de papéis, já que passei anos guardando arquivos em quartos e salas nas empresas e sei o quanto isso pode reverter em gastos desnecessários e desperdício de tempo.

Existem muitos benefícios no escritório sem papel,  já que ter menos papel para lidar reduz o tempo e o investimento com a manutenção de  arquivo físico .

Um  escritório totalmente sem papel ainda não é viável,  porém  a comunicação eletrônica e outros sistemas podem eliminar uma boa parte dele.

Com  espaço frequentemente mais   limitado  a redução de papel pode ser  mais importante e urgente em casa do que no escritório convencional.

Reduzindo os papéis no seu escritório em casa

Se você é um empresário autônomo, um trabalhador em tempo parcial ou uma dona de casa que administra as finanças e compromissos da família, não há razão para o seu escritório em casa não ter a mínima quantidade de papel possível.

Comece a eliminação de papéis em casa livrando-se das coisas inúteis: materiais e folhetos publicitários  , rascunhos de projetos concluídos, canhotos de talão de cheques e extratos de três anos atrás. (veja artigo  de 01/10/08 sobre prazos para manter documentos).

Escrituras, certidões de nascimento, documentos com firma reconhecida e  itens relacionados com impostos precisam ser guardados com segurança.

Elimine papéis que chegam via correio comunicando às  empresas que não quer receber ofertas de cartões de crédito, de  assinatura de jornais e revistas e adesão a serviços de tv a cabo, etc.

Não volte a ocupar o espaço liberado com outras coisas desnecessárias. O  passo seguinte  é usar soluções eletrônicas sempre que puder.

As operações bancárias eletrônicas eliminam os extratos e os cheques e você pode utilizar programas disponibilizados pelo próprio banco para manter um controle financeiro.

Transforme seus recibos em documentos PDF e guarde-os online em vez de imprimir cópias em papel.

O extrato do cartão de crédito pode ser consultado  online e você também  pode  obter  faturas, boletos de condomínio, de escolas acessando o site do fornecedor do serviço ou produto.

Organize um sistema de arquivamento online e faça  backup regularmente para não perder documentos importantes (pendriver  ou um CD ). Considere precisar de um disco rígido externo se você tiver um grande volume de dados.

multi

Compre um scanner barato  ou opte por uma multifuncional (impressora e scaner)  para escanear e salvar recibos, contratos e outros documentos.

Opte por baixar conteúdos da internet , crie uma biblioteca virtual com e-books de assuntos pertinentes  à sua área de trabalho ou estudo.

Para manter em dia seus registros e permitir consulta a contratos assinados com empregadores ou clientes, escaneie e salve , eliminando a necessidade de providenciar cópias e manter o arquivo físico acessível a todo tempo. Isso também se aplica a contratos de serviços para sua residência, seguros, apólices de saúde, etc.

Adicione um firewall , garanta que tem a segurança adequada para seus documentos eletrônicos e que pode protegê-los contra ladrões virtuais.

Organize-se e conseguirá  deixar seu escritório quase sem papel.  Execute a manutenção  diária.  Adote e mantenha seus novos hábitos. Planeje uma limpeza  de fim de ano.

Com certeza o tempo que você gastava buscando e manuseando papéis será melhor empregado na execução das suas tarefas ou aproveitado para a pausa do cafezinho.

Fonte: “HowStuffWorks – Como funcionam os escritórios sem papel

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